4.- Entorno Común de Datos

El siguiente nivel de configuración que debemos empezar a resolver es la elección de software, empezando con la gestión de datos compartidos. No hablamos solo de los modelos, sino que debemos establecer una estrategia completa para el conjunto de los documentos del proyecto y para todos los agentes que intervienen.

El papel esencial del Entorno de Datos Comunes radica en facilitar la colaboración y la administración de la información durante la ejecución de proyectos de inversión que emplean la metodología BIM. Actualmente este es uno de los puntos críticos de ineficiencia y de pérdida de información que se produce en el entorno de un proyecto. Al día de hoy existen diferentes tipos de soluciones para la información de los proyectos, vía FTP o con accesos controlados al servidor, con virtualizaciones o accesos remotos, pero lo preferible es disponer de alguna plataforma de compartición de archivos.

¿Qué es un ENTORNO COMÚN DE DATOS (CDE)?

El Common Data Environment (CDE), o Entorno Común de Datos en español, sirve como la fuente principal de información para el equipo de proyecto en las inversiones que implementan la metodología BIM. Se utiliza para recopilar, gestionar y compartir cada contenedor de información creado por los participantes en la inversión. Este equipo incluye a la Parte que Designa, la Parte Designada Principal y las Partes Designadas.

El Common Data Environment (CDE) se estructura en base a dos enfoques clave: el flujo de trabajo y la tecnología.

• • El flujo de trabajo del CDE describe los procesos destinados a recopilar, administrar y compartir información, ya sea estructurada o no estructurada (como modelos 3D, contratos, vídeos, informes, costos, etc.).
  • Después de definir los flujos necesarios, se eligen una o varias soluciones tecnológicas, que pueden estar relacionadas o no a través de Interfaz del Programa de Aplicación (API), respondiendo a los flujos requeridos. Es esencial destacar que es posible emplear diversas tecnologías en un mismo flujo de trabajo.

En este contexto, el CDE aprovecha la tecnología para respaldar los procesos y flujos de trabajo, asegurando que la información se gestione y esté fácilmente accesible para quienes la necesiten.

Conforme ISO 19650 Internacional, la implementación del CDE puede variar, ya que se podrían utilizar múltiples tecnologías diferentes dentro de un solo flujo de trabajo.

Entre las funcionalidades se encuentran el ser un sistema:

• • Estable
  • Con control de accesos y seguridad
  • Con creación de procesos
  • Control de requisitos
  • Control de documentos
  • Modelo federado (único) con diferentes estados como Trabajo en Curso (Work In Progress), Compartido (Shared), Publicado (Published) y Archivado (Archive).

Igualmente, se percibe de manera equivocada que el CDE se centra más en la tecnología que en los procesos operativos. No obstante, es esencial que, en la práctica, se establezcan los procesos operativos primero, y luego se elijan y adapten las soluciones tecnológicas para facilitar dichos procesos de acuerdo con las necesidades de la inversión. La integración de los procedimientos y las soluciones tecnológicas posibilitará una gestión eficiente de la información y la obtención de beneficios derivados de ello.

¿Para qué sirve un Entorno Común de Datos?

Un Entorno Común de Datos (ECD) es una plataforma o sistema que nos sirve para la recopilación, gestión y compartición de datos entre diferentes entidades o partes interesadas, con el objetivo de mejorar la interoperabilidad y la eficiencia en el intercambio de información. Este concepto se utiliza en diversos contextos, como el sector público, el empresarial y la tecnología.

Algunos de los propósitos y beneficios asociados con un Entorno Común de Datos incluyen:

1.- Interoperabilidad: Un ECD permite que diferentes sistemas y aplicaciones compartan datos de manera coherente, facilitando la integración y la colaboración entre distintas entidades.

2.- Eficiencia: Al estandarizar y centralizar la gestión de datos, se reduce la redundancia y se mejora la eficiencia en la recopilación, actualización y utilización de la información.

3.- Transparencia: Proporciona un marco transparente para el acceso y la gestión de datos, lo que puede ser crucial en entornos gubernamentales o empresariales donde la transparencia es fundamental.

4.- Toma de decisiones informada: Al contar con un conjunto común de datos confiables y actualizados, las organizaciones pueden tomar decisiones más informadas y estratégicas.

5.- Innovación: Facilita la creación de nuevas aplicaciones y servicios al proporcionar un acceso más fácil y estandarizado a datos compartidos.

6.- Cumplimiento normativo: Ayuda a asegurar que las organizaciones cumplan con los requisitos legales y normativos relacionados con la gestión y protección de datos.

7.- Seguridad: Un ECD bien diseñado puede incluir medidas de seguridad para proteger la confidencialidad e integridad de los datos compartidos.

8.- Colaboración: Fomenta la colaboración entre entidades al proporcionar un marco común para compartir información de manera segura y eficiente.

En decir, un Entorno Común de Datos es una plataforma que ayuda a diferentes organizaciones o sistemas a compartir y gestionar información de manera más fácil y eficiente. Su propósito principal es facilitar la interoperabilidad, mejorar la eficiencia en el intercambio de datos y fomentar la colaboración entre diversas partes involucradas. Esto resulta especialmente útil en entornos donde la integración de datos y la colaboración son esenciales para alcanzar el éxito y fomentar la innovación.

En un entorno de trabajo tradicional, la forma en que los miembros del equipo comparten información en un proyecto suele ser complicada. Es como una gran red de conexiones, lo que dificulta saber si la persona correcta tendrá acceso a la información adecuada en el momento preciso. A menudo, la información se encuentra dispersa en diversos sistemas, y el intercambio se realiza manualmente, lo que aumenta el riesgo de errores y posibles fallos costosos.

Cuando se emplea un Entorno Común de Datos (CDE), los datos circulan a través de un centro de almacenamiento centralizado que facilita su supervisión y actualización. Este sistema ofrece herramientas para administrar el flujo de información, garantizando que los documentos de construcción (y otros datos, como comentarios de revisión y problemas) solo estén accesibles para los miembros del equipo del proyecto después de haber sido revisados, aprobados y publicados según lo previsto.

¿Cuántos Niveles de Entornos Común de Datos existen?

Existen 2 niveles o categorías de entorno común de datos en el contexto de almacenamiento en la nube y gestión de archivos

1.- Entorno de Datos Compartidos Simplificados (EDCS)

Estos son almacenamientos en la nube diseñados para gestionar archivos, pero su funcionalidad se limita a un control de accesos básicos sus Funciones Principales son:

• • Almacenamiento de Archivos: Pueden almacenar archivos de manera básica.
  • Control de Accesos Básicos: Ofrecen controles de acceso elementales para los archivos almacenados.

En general no cumplen con la mayoría de requisitos definidos por normas internacionales

 2.- Entorno de Datos Compartidos (EDCS)

Estos tipos de entornos común de datos además de la gestión de archivos básicos disponen de sistemas de revisiones, de visores 3D muy complejos, y los más avanzados tienen gestiones documentales, control de versiones, creación de procesos, entre otros.

Entorno Común de Datos dentro de la Normativa ISO 19650

Según la norma ISO 19650, el concepto de Entorno Común de Datos (CDE) se describe como una fuente acordada de información para un proyecto o activo específico, con el propósito de recopilar, gestionar y distribuir cada elemento contenedor de información mediante un proceso administrado

La norma ISO 19650 establece los requisitos generales y Es crucial destacar que un CDE no se limita a ser simplemente una solución tecnológica; su implementación exitosa requiere que el equipo del proyecto siga un proceso estandarizado, susceptible de mejoras mediante la tecnología.

Entre los requisitos esenciales se incluyen:

1. Asignación de una identificación única y estándar para cada “contenedor de información”, como dibujos, modelos, archivos y otros datos.
2. Adopción de normas de convención de nomenclatura definidas por cada país, también conocidas como “anexos nacionales”.
3. La capacidad de clasificar datos y asignarles un “estado de idoneidad” específico, garantizando la confianza en la integridad, precisión y propósito previsto al acceder y utilizar los datos.
4. Control de revisiones para que el equipo del proyecto utilice versiones específicas y asegure que todos los usuarios trabajen con la información correcta.
5. Establecimiento de un flujo de información y procesos de aprobación sujetos a control, asegurando que solo la información aprobada avance a través de las fases de Trabajo en curso, Compartido y Publicado.
6. Mantenimiento de un registro de auditoría para seguimiento y verificación

Aplicación correcta de un Entorno Común de Datos en la Metodología BIM

Para gestionar eficazmente el Entorno Común de Datos durante el trabajo colaborativo, es importante tener en cuenta los siguientes aspectos:

• El Entorno Común de Datos (CDE) para la inversión será establecido, implementado y administrado por la Parte Designada, o en su defecto, esta última puede delegar esta responsabilidad a un tercero para que actúe en su nombre. En este caso, se sugiere que dicha designación se realice de forma independiente antes de designar a cualquier otra Parte, ya que es fundamental contar con una solución adecuada de Entorno Común de Datos desde el inicio del proceso de Gestión de la Información BIM. Esto permitirá gestionar, compartir y almacenar la información relacionada con la inversión de manera eficiente. En este sentido, es importante evaluar los pros y los contras de que la Parte Designada asuma la responsabilidad de la gestión del CDE, dependiendo de quién se haga cargo de esta tarea.
• Cada inversión debe disponer de una solución de Entorno Común de Datos (CDE) para facilitar la Gestión de la Información BIM. No obstante, la Parte Designada, la Parte Designada Principal y otras partes involucradas pueden utilizar sus propias soluciones de CDE para desarrollar sus contenedores de información. Es importante destacar que estas soluciones propias no sustituirán al CDE de la inversión.
• Para determinar las soluciones tecnológicas para la gestión de información, se aconseja explorar diversas opciones que se adecuen a los distintos tipos de información de la inversión. Dependiendo de la situación, podría ser necesario utilizar herramientas específicas, como gestores de documentos para archivos de diseño, plataformas de gestión de contratos para información comercial, o sistemas de gestión de correo electrónico para la correspondencia. Cada una de estas soluciones puede presentar diferentes flujos de trabajo que aseguren una planificación, compartición, almacenamiento, gestión y recuperación cuidadosa de la información. Esto garantiza que la información esté disponible de manera oportuna, precisa, completa y coherente.
• Cada conjunto de datos manejado dentro del Entorno Común de Datos debería incluir metadatos. Es esencial determinar el proceso para asignar y categorizar una identificación, y definir cómo estos pueden ser transferidos, retenidos o adaptados durante el flujo de trabajo del CDE.
• El Entorno Común de Datos (CDE) debe disponer de un sistema de seguridad para definir quién tiene acceso a qué datos y qué acciones pueden realizar con ellos. Por consiguiente, es imprescindible configurar y gestionar el CDE para integrar medidas de seguridad adecuadas, centrándose en tres áreas clave.

• Cada involucrado en la inversión tiene la responsabilidad sobre la información bajo su custodia y debe establecer su propio procedimiento para supervisar la creación y coordinación de dicha información. Asimismo, deben seguir el método de transferencia de información aprobado para la inversión.

Equipos Involucrados dentro de un Entorno Común de Datos

Un Entorno Común de Datos (CDE) incluye varios elementos, entre los que podemos resaltar los mencionados en el siguiente diagrama.

En la ilustración siguiente se presenta un ejemplo que ilustra la interrelación entre los elementos del Entorno Común de Datos (CDE), con distintos participantes que emplean sus propias soluciones de CDE. En esta situación se toman en cuenta los siguientes puntos:

• Todas las bases de datos emplean el mismo proceso de trabajo y API para la comunicación.
• Es esencial que todas las bases de datos utilicen la misma convención de nomenclatura y metadatos.
• Se garantiza la protección de todas las bases de datos mediante los derechos de acceso correspondientes.

Los Mejores Softwares para trabajar en un Entorno Común de Datos

Entre los mejores softwares para trabajar en un entorno Común de datos se tiene a Autodesk Construction Cloud, Bim Server Center y Trimblet Connect.

1. Autodesk Construction Cloud: Autodesk Construction Cloud es una plataforma integral de gestión de proyectos de construcción que ofrece una amplia gama de herramientas y soluciones para planificar, coordinar y ejecutar proyectos de manera eficiente y colaborativa. Integra capacidades de gestión de proyectos, documentación, planificación, gestión de la construcción, análisis y reportes en una única plataforma en la nube.
2. BIM Server Center: BIM Server Center es una solución de gestión de datos específicamente diseñada para proyectos basados en el modelo de información de construcción (BIM). Proporciona una plataforma centralizada para almacenar, compartir y colaborar en modelos BIM y datos relacionados, facilitando la coordinación y la comunicación entre los equipos de diseño, construcción y gestión de proyectos.
3. Trimble Connect: Trimble Connect es una plataforma de colaboración en la nube que ofrece herramientas para la gestión de proyectos, la coordinación de equipos y la colaboración en entornos multidisciplinarios. Permite a los equipos compartir, visualizar, revisar y colaborar en modelos 3D, planos, documentos y datos relacionados con la construcción y la ingeniería, mejorando así la comunicación y la eficiencia en todo el ciclo de vida del proyecto.